MODUL KULIAH MANAJEMEN PROYEK

MODUL KULIAH
MANAJEMEN PROYEK



Mulyono Agus Saputra



DOSEN PENGASUH
ZAMZAMI, S.KOM, M.KOM

UNIVERSITAS LANCANG KUNING
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
2009

I. PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG TIMBULNYA PROYEK:

- Pembangunan (Pemerintah)
- Permintaan Pasar
- Penelitian dan Pengembangan
- Perusahaan (Peningkatan Kualitas dan Kuantitas)

DEFINISI PROYEK:

Merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987)

Suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990)

PROYEK MERUPAKAN USAHA YANG BERSIFAT SEKALI WAKTU.
CONTOH:
- MEMBANGUN FASILITAS YANG BARU
- MEMPERBAIKI FASILITAS YANG BARU
- KEGIATAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional
Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional
1. Bersifat Dinamis
2. Berlangsung hanya dalam kurun
waktu terbatas (siklusnya pendek)
3. Dalam kurun waktu tsb intensitas
kegiatan berbeda-beda
4. Kegiatan harus diselelsaikan
sesuai dana dan waktu yang
ditentukan
5. Menyangkut bermacam-macam
kegiatan (tenaga kerja terspesiali-
sasi)
6. Diperlukan tanggung jawab
vertikal dan horizontal
7. Contoh: Pembangunan pabrik/ rumah, penelitian dan pengembang-an produk. 1. Bersifat Rutin
2. Berlangsung terus menerus
(jangka panjang)
3. Intensitas kegiatan relatif sama

4. Batasan tidak setajam proyek,
hanya diatur dalam anggaran
tahunan
5. Tidak terlalu banyak macam
kegiatannya

6. Penekanan pada jalur vertikal

7. Contoh: Pekerjaan administrasi kantor, pabrik, denagn produk bersifat standar.


UKURAN PROYEK DITENTUKAN OLEH:
- Jumlah tenaga yang terlibat
- Jumlah waktu yang diperlukan
- Jumlah biaya yang diperlukan
- Macam kegiatan
- Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan dalam proyek
- Macam dan jumlah hubungan antara kegiatan di dalam proyek dengan pihak luar

MACAM PROYEK
1. Proyek Kapital
2. Proyek Pengembangan Produk Baru
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan
4. Proyek Sistem Informasi
5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen Perusahaan


SIKLUS PROYEK:
1. Konseptualisasi:
2. Pendefinisian Proyek
3. Penyusunan dan Pengorganisasian
4. Pelaksanaan Proyek
5. Penyelesaian

CONTOH KEGIATAN DALAM PROYEK ENGINEERING-MANUFACTURE
1. Konseptualisasi: Perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan, indikasi dimensi lingkup proyek, indikasi biaya dan jadual.
2. Pendefinisian: Pendalaman persoalan, pembuatan jadual induk dan anggaran, penyusunan strategi, pembelian awal.
3. Desain dan engineering: Analisis fungsi dan desain engineering, desain engineering terinci dan pengembangan produk.
4. Pengembangan dan integrasi sistem: Studi integrasi fasilitas dan alat.
5. Pembuatan prototype: Membuat protipe dan testing
6. Manufaktur dan Produksi: Pembelian material dan alat, fabrikasi komponen produk.
7. Perakitan dan instalasi: Merakit, menginstal, tes, inspeksi, uji coba sebelum diserahkan kepada pemesan.

PENGELOLAAN PROYEK:
1. Mengadakan dan mendorong arus kegiatan horizontal, baik dengan departemen fungsional di dalam organisasi perusahaan ataupun diluar perusahaan.
2. Menetapkan integrator yang dikembangkan menjadi penanggung jawab tunggal.
Contoh; Manajer proyek, yang berfungsi sebagai:
 Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek
 Melakukan koordinasi dan usaha-usaha tindak lanjut antar departemen fungsional dan organisasi proyek
 Integrator dan pendorong agar kegiatan-kegiatan dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek
 Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek.
3. Memadukan perencanaan dan pengendalian

SASARAN DAN KENDALA PROYEK:
1. Anggaran
2. Jadwal
3. Mutu

LATAR BELAKANG DAN PEMIKIRAN TIMBULNYA MANAJEMEN
PROYEK
- Manajemen Klasik
- Pendekatan Sistem MANAJEMEN PROYEK
- Pendekatan Kontingensi (Mengelola kegiatan dinamis)
(Situasional)

1.9 DEFINISI MANAJEMEN PROYEK:
Merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumberdaya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan, dengan menggunakan pendekatan sistem dan hirarki vertikal maupun horizontal.

Konsep Manajemen Proyek
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.

Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati.

Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi

Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu: manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
 Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar.
 Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
 Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
 Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas.
 Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai standar.
3. Manajemen tingkat atas (strategik)
 Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
 Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah pengarahan dan perencanaan.
 Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
 Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui peraturan pemerintah, kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi perusahaan-perusahaan pesaing).

Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.

1. Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah).
2. Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

3. Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem,
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
 Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
 Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
 Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
 Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu,
umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
 Menentukan prioritas proyek-proyek sistem
 Membuat laporan perencanaan sistem
 Meminta persetujuan manajemen
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan Persiapan ini meliputi :
 Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
 Mengumumkan proyek pengembangan sistem
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
 Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
 Melakukan studi kelayakan
 Menilai kelayakan proyek sistem
 Membuat usulan proyek sistem
 Meminta persetujuan manajemen

Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan usaha yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
 Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
 Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
 Menggunakan teknik dekomposis
 Menggunakan satu atau lebih model empiris

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :

- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
- Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
Menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project.

Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.












II. PERENCANAAN PROYEK
FUNGSI PERENCANAAN
Perencanaan: Proses peletakan dasar tujuan dan sasaran termasuk
penyiapan segala sumberdaya untuk mencapainya.
Tujuan Perencanaan:
- Memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan
- Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek
- Dasar pengaturan alokasi sumberdaya
- Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu
- Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian
Unsur-unsur Perencanaan:
a. Jadual
b. Prakiraan/peramalan
c. Sasaran
d. Kebijakan dan prosedur
e. Anggaran





Hirarki Perencanaan:






JENIS PERENCANAAN PROYEK
Berdasarkan lingkupnya:
1. Perencanaan Strategis: Policy untuk mencapai sasaran dan tujuan
2. Perencanaan Operasional: Rencana terinci yang menjabarkan perencanaan strategi, terdiri atas:
- Perencanaan lingkup kerja
- Rancangan organisasi proyek
- Rencana jadual kegiatan
- Perkiraan biaya/anggaran
- Proyeksi kebutuhan tenaga kerja

STRUKTUR RINCIAN LINGKUP KERJA (SRK)
Merupakan paket kerja, sebagai SRK terkecil memenuhi sifat-sifat:
- Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja
- Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntansi biaya
- Dapat direncanakan jadual pelaksanaan dan anggarannya
- Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biaya
- Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya
- Bila diintegrasikan dengan SRK yang lain akan menjadi lingkup proyek secara keseluruhan.

Macam Struktur Lingkup Kerja:
- Berdasarkan fasilitas yang hendak dibangun
- Berdasarkan penjabaran lingkup kerja
- Berdasarkan sistem atau produk
- Berdasarkan kombinasi antara sistem dan produk

PERENCANAAN PROYEK:
1. Perencanaan Sumberdaya
2. Perencanaan Biaya
3. Perencanaan Kegiatan Kerja
PERENCANAAN KEGIATAN KERJA
Merupakan perencanaan untuk memperkirakan jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek Jadwal.

Pendekatan / metoda Perencanaan Kegiatan Kerja:
a. Bagan Balok (Bar Chart)
b. Analisis Jaringan Kerja (Network Analysis)

METODA BAGAN BALOK
• Merupakan metoda penyusunan jadual dengan tujuan mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan sutau kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan.
• Ditemukan oleh H.L. Gantt, sehingga disebut juga Gantt Bar Chart
• Keuntungan menggunakan bagan balok:
o Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
o Dapat menggambarkan jadual sutau kegiatan dan eknyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
o Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan
• Kelemahan bagan balok
o Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadual keseluruhan proyek.
o Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.


LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN BAGAN BALOK
1. Pecah proyek menjadi sejumlah kegiatan yang jadual pelaksanaannya akan ditentukan (urutan kegiatan)
2. Tentukan perkiraan waktu permulaan dan akhir bagi pelaksanaan masing-masing kegiatan dan kegiatan pendahuluan
3. Susun koordinat X dan Y:
o Pada sumbu X (vertical) dicatat pekerjaan atau elemen/paket kerja dari hasil penguraian lingkup sutau proyek, dan dilukiskan sebagai balok.
o Pada sumbu Y (horizontal) ditulis satuan waktu (hari/minggu/bulan)
o Perhatikan urutan kegiatan (point 2) untuk menentukan letak balok.
4. Pada saat pelaporan, beri tanda sejauh mana penyelesaian masing-masing kegiatan

TONGGAK KEMAJUAN (MILESTONE) DAN JADUAL INDUK:
- Tonggak kemajuan adalah even yang mempunyai fungsi kunci dilihat dari pencapai keberhasilan proyek dari segi jadual, dengan cara menandai waktu mulai atau akhir dari sutau kegiatan penting, yang bila terlambat akan berdampak negatif cukup besar, misal:
o Penyelesaian pembuatan dermaga barang pada proyek pembangunan pabrik pupuk di suatu pulau
o Penandatanganan kontrak
o Pembuatan pondasi
o Penyerahan peralatan utama
- Jadual induk terdiri atas milestone-milestone (20 s/d 50)






Contoh:
Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan
Perencanaan
Kegiatan Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan
(hari)
A 10 -
B 10 -
C 5 -
D 10 A
E 5 B

Kegiatan

A


B


C


D


E



0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 waktu (hari)

Gambar Bagan Balok
Pelaporan hari ke 11:
Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan
Perencanaan
Kegiatan Mulai Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan
Kegiatan (hari)
A Tepat waktu 10 -
B Terlambat 1 hari 11 -
C Terlambat 1 hari 5 -
D Tepat waktu - A
E Terlamabat 2 hari - B
Kegiatan

A



B



C


D



E



0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 waktu (hari)


Keterangan:

Garis pelaksanaan
Garis rencana

ANALISIS JARINGAN KERJA (NETWORK ANALYSIS)
- Merupakan gambaran grafis terperinci yang memperlihatkan hubungan ketergantungan antara aktifitas proyek serta tahapan-tahapan peristiwa yang harus dilalui.
- Latar belakang penggunaan: merupakan penyempurnaan dari metoda bagan balok, karena dapat menjawab:
• Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek
• Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penye]lesaian proyek
• Bila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran jadual penyelesaian proyek secara menyeluruh
- Guna jaringan kerja:
• Untuk menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks
• Untuk membuat perkiraan jadual proyek yang paling ekonomis
• Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya
- Sistematika penyusunan jaringan:
1. Merumuskan dan menyusun urutan kegiatan
2. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan
3. Mengidentifikasi jalur kritis dalam jaringan kerja
4. Menganalisis jadual yang ekonomis
5. Alokasi sumberdaya

METODA JARINGAN KERJA (NETWORK)
- Berdasarkan waktu kegiatan
* Metoda Critical Path Method (CPM)
* Metoda Program Evaluation and Review Technique (PERT)
- Berdasarkan alur kegiatan (lambang yang digunakan):
* Activity On Arrow (AOA) PERT DAN CPM
* Activity On Node (AON) PDM (Precedence Diagram Method)







PEMBUATAN JARINGAN KERJA (NETWORK)
1. Mengidentifikasi dan merumuskan kegiatan
 Lingkup kerja proyek
 Sasaran proyek
 Sumberdaya proyek
 Hubugan antar kegiatan/sub kegiatan
Batas/definisi yang erat hubungannya dengan analisis jaringan kerja adalah sbb:
 Kegiatan (activity) merupakan bagian dari lingkup proyek yang memiliki waktu awal dan akhir, sehingga untuk melaksanakannya memerlukan sumberdaya (waktu, uang, tenaga, dll)
 Jaringan kerja (network) merupakan grafik yang menggambarkan urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk hubungan yang satu dengan yang lain.
 Kejadian (even) merupakan tanda selesainya satu atau lebih kegiatan
 Jalur (path) merupakan garis yang menghubungkan kegiatan pada jaringan kerja
 Jalur kritis (critical path) merupakan jalur yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek

Contoh lingkup proyek yang dipecah menjadi komponen dan urutan kegiatannya:
Tabel 1. Urutan Kegiatan Proyek
PROYEK PENGADAAN GENERATOR LISTRIK
Nama kegaiatan Kegiatan yang manedahuluai
a. Membuat spesifikasi dan kriteria -
b. Pabrikasi generator a
c. Desain pondasi a
d. Merekrut operator dan mekanik a
e. Membeli material c
f. Inspeksi da uji coba di pabrik pembuat b
g. Melatih operator dan mekanik b, d
h. Membuat pondasi e
i. Tranport dari pabrik ke lokasi proyek f
j. Memasang dan start-up g,h,i

SIMBOL-SIMBOL DALAM NETWORK
Anak panah (arrow), menyatakan sebuah kegiatan/aktivitas (yang
memerlukan jangka waktu tertentu) dalam pemakaian sejumlah
sumberdaya

Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa
(even). Kejadian di sini didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan
dari satu atau beberapa kegiatan

Anak panah terputus-putus, menyatakan kegiatan semu (dummy)
yang berguna untuk membatasi mulainya kegiatan. Dummy tidak
mempunyai jangka waktu tertentu karena tidak menghabiskan sumberdaya

Asumsi-asumsi dalam Network:
• Jika kegiatan A harus diselesaikan dahulu sebelum kegiatan B dapat dimulai, maka hubungan antara kedua kegiatan tersebut adalah:

A B

• Jika kegiatan C,D, dan E harus selesai sebelum kegiatan F dapat dimulai, maka:



C
D F


E


• Jika kegiatan G dan H harus selesai sebelum kegiatan I dan J, maka:


G I


H J




• Jika kegiatan K dan L harus selesai sebelum kegiatan M dimulai, tetapi kegiatan N sudah boleh dimulai bila kegiatan L sudah selesai, maka:

K M




L N


• Jika kegiatan P,Q, dan R mulai dan selesai pada lingkaran kejadian yang sama, maka kita tidak boleh menggambarkan sbb:

P

Q
R



Tetapi:
P
P Q
Q Atau
R R






Aturan Dasar Jaringan:
1. Diantara dua even yang sama hanya boleh digambarkan satu anak panah, panjang dan kemiringannya tidak punya arti penting
2. Nama suatu aktivitas dinyatakan dengan huruf/nomor event
3. Aktivitas harus mengalir dari event bernomor rendah ke tinggi
4. Diagram hanya memiliki 1 initial event dan 1 terminal event
5. Sebelum aktivitas dimulai, maka seluruh aktivitas pendahulunya harus sudah selesai.

Contoh Network ( berdasarkan Tabel 1)

f


b i
a d g j



c h

e


2. Estimasi Waktu Penyelesian Proyek
- Ditentukan oleh tim proyek berdasarkan konsensus bersama antar anggota tim atau pengalaman proyek sejenis
- Dua pendekatan estimasi:
(a) Menggunakan 3 nilai : Optimistik (a), Umum (m), dan
Pesimistik (b) PERT
Te = (a + 4m + b)/ 6
Dimana: Te = Taksiran waktu
V = variansi
V = ((b-a )/ 6)2 untuk 0 dan 100%
Atau V = ((b-a) / 3,2) 2 untuk 5% (tingkat kepercayaan 95%)
Contoh:


Kode aktivitas
Aktivitas pendahulu Taksiran waktu penyelesaian (bln)
Optimistik
(a) Umum
(m) Pesimistik
(b)
Te
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L -
-
-
A
A
B
C
D
B,G
H
E,F
I 1
2
3
2
2
1
1
1
4
1
5
1 2
3
4
4
3
3
4
3
4
3
7
1 3
4
5
6
10
5
7
11
4
11
15
1 2
3
4
4
4
3
4
4
4
4
8
1

3. Mengidentifikasi Jalur Kritis
Lintasan Kritis = Max. V
Contoh:
Kode aktivitas Aktivitas pendahulu Taksiran waktu penyelesaian (bln)
Optimistik
(a) Umum
(m) Pesimistik
(b) Te V
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L -
-
-
A
A
B
C
D
B,G
H
E,F
I 1
2
3
2
2
1
1
1
4
1
5
1 2
3
4
4
3
3
4
3
4
3
7
1 3
4
5
6
10
5
7
11
4
11
15
1 2
3
4
4
4
3
4
4
4
4
8
1 0,39
0,39
0,39
1,56
6,25
1,56
3,52
9,77
-
9,77
9,77
-

Lintasan kritis:

1. A-D-H-J ; VADHJ = VA + VD + VH + VJ
= 0,39 + 1,56 + 9,77 + 9,77
= 21,49
2. A-E-K; VAEK = VA + VE+ VK
= 0,39 + 6,25 + 9,77
= 16,41

3.B-F-K; VBFK = VB + VF + VK
= 0,39 + 1,56 + 9,77
= 11,72
Lintasan kritis adalah ADHJ karena nilai V-nya paling besar
(b) menggunakan 1 nilai waktu, digunakan untuk proyek yang sudah ada waktu rata-rata (waktu baku) CPM

4. Menganalisis jadual penyelesaian proyek
Notasi Yang Digunakan:
TE = Saat tercepat terjadinya event
TL = Saat paling lambat terjadinya event
ES = Saat tercepat dimulainya aktivitas
EF = Saat tercepat selesainya aktivitas
LS = Saat paling lambat dimulainya aktivitas
LF = Saat paling lambat diselesaikannya aktivitas
t = waktu yang diperlukan untuk sutau aktivitas hari/waktu)
S = Total slack/total float
SF = Free slack/free float

Asumsi Yang Berlaku
1. Proyek hanya memiliki satu initial event dan satu terminal event
2. Saat tercepat terjadninya initial event adalah hari ke nol
3. Saat paling lambat terjadinya terminal event adala TL=TE untuk event ini.
Lingkaran kejadian (event) dibagi atas 3 bagian:

a = Ruang untuk nomor event
b = Ruang untuk menunjukkan saat paling cepat
terjadinya event (TE), yang juga merupakan hasil
perhitungan maju
c = Ruang untuk menunjukkan saat paling lambat
terjadinya event (TL) yang juga merupakan hasil
perhitungan mundur
Cara Perhitungan
(1) Perhitungan Maju
o Saat tercepat terjadinya initial event ditentukan pada hari ke nol, sehingga berlaku TE = 0, kecuali jika proyek dependent terhadap proyek lain.
o Jika initial event terjadi pada hari ke nol, maka:
ES (i,j) = TE (j) = 0
EF (i,j) = ES (i,j) + t (i,j)
= TE (i) + t (i,j)






o Event yang menggabungkan beberapa aktivitas disebut Merge event


EF (i1,J)

EF (i1,J)

EF (i1,J)

Sebuah event hanya dapat terjadi jika aktivitas-aktivitas yang mendahuluinya telah selesai, maka saat peling cepat terjadinya sebuah event sama dengan nilai terbesar dari saat tercepat untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas yang berakhir pada event tersebut.

TE = max [EF(i1,j), EF(i2,j),....., EF (in,j)]

(2) Perhitungan Mundur
- Pada terminal event berlaku TL = TE
- Saat paling lambat untuk memulai suatu aktivitas sama dengan saat paling lambat untuk menyelesaikan aktivitas itu dikurangi dengan waktu aktivitas tersebut
LS (i,j) = LF - t
LF (i,j) = TL, dimana TL = TE
Maka
LS (i,j) = TL (i) - t (i,j)


(i,j)



- Event yang mengeluarkan beberapa aktivitas disebut Burst event

EF (i1,J)

EF (i1,J)

EF (i1,J)

Saat paling lambat terajadinya sebuah event sama dengan nilai terkecil dari saat-saat paling lambat untuk memulau aktivitas-aktivitas yang bermula dari event tersebut.

TL(i) = min [(LS (i,j1) , LS (i,j2), ......, LS (i,jn)]







III. ORGANISASI DAN PENYUSUNAN TIM PROYEK
FUNGSI ORGANISASI PROYEK
a. Merupakan sarana, tempat tim bekerja sama
b. Merupakan pusat pengaturan tentang kerjasama dilaksanakan
c. Merupakan pusat pembagian pekerjaan
d. Merupakan pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab

Struktur Organisasi Dasar: Pendekatan Kontingensi (situasional), yaitu berdasarkan:
a. Strategi
b. Teknologi
c. Lingkungan tempat beroperasi
d. Karakteristik anggota

Jenis Struktur Organisasi:
1. Organisasi proyek fungsional (OPF)
2. Organisasi proyek koordinator (OPK)
3. Organisasi proyek murni (OPMi)
4. Organisasi proyek matriks (OPM)

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Jenis Struktur Definisi Pimpinan Kelebihan Kelemahan Contoh

OPF Organisasi dimana lingkup kegiatan dise-rahkan pada kegiatan fungsional Manajer lini Dikerjakan oleh ahlinya Tidak ada pengaturan terhadap arus hori-zontal dan tidak ada penanggung jawab tunggal Organisasi dengan struktur fungsional yang kemudian menangani suatu proyek

OPK Varian dari OPF tapi lebih maju karena lebih ter-koordinir Koordinator proyek Pekerjaan proyek lebih terkoordinir Kepemimpinan tidak efektif s.d.a

OPMi Organisiai dimana proyek terpisah dan sejajar dengan divisi pada perusahaan Pimpinan Proyek Lebih egektif karena memiliki otoritas yang tinggi Mahal dan tidak efisien Proyek dengan efektivitas tinggi

OPM Merupakan gabungan daro OPMi dan OPF Tanggung jawab proyek ada pada Pimpro, tapi keputusan tentang pekerjaan dan personil ada pada bagian fungsional. Dengan tanggung jawab tunggal maka kepentingan proyek terjaga, spesialisasi tetap terjaga, dan lebih efisien Struktur organisasi kompleks, banyak organisasi peserta dan pendukung, arus kegiatan multi arah Proyek dengan efisiensi tinggi


MENYUSUN TIM PROYEK
Tim Proyek:
o Semua pihak yang secara aktif ikut menangani penyelenggaraan proyek.
o Tim inti dan organisasi fungsional pendukung proyek yang dipimpin secara vertikal oleh manajer fungsional dan dikoordinasikan secara horizontal oleh manajer proyek yang bertugas mengurus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan di kantor pusat proyek.

Tim Inti Proyek :
Organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh bertugas menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh manajer/ pimpinan proyek.

Fungsi Tim Inti:
 Memadukan kegiatan-kegiatan proyek, baik kegiatan oleh bidang fungsional perusahaan ybs atau oleh sub-kontraktor dan rekanan.
 Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam perusahaan ybs atau ke luar, seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi.
 Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya, jadual, dan mutu.

Faktor yang menentukan besarnya Tim Inti:
 Besar kecilnya ukuran lingkup kerja proyek
 Kompleksitas kegiatan proyek
 Macam kontrak
 Keinginan tim pemilik
 Faktor geografis dan komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat
 Adanya kepentingan khusus dari perusahaan

Kriteria yang disarankan (R.D. Archibald, 1976):
• Mereka yang berurusan dengan aspek-aspek manajemen di proyek
• Mereka yang diperlukan full time sekurang-kurangnya 6 bulan berturut-turut oleh tim inti
• Mereka yang sifat pekerjaannya memerlukan selalu dekat berhubungan dengan manajer/pimpinan proyek atau dengan tim inti lain.
• Mereka yang tidak dapat diawasi dan dikendalikan dengan baik karena sebab-sebab jarak dan geografis atau pertimbangan-pertimbangan organisasi.

Contoh :
Proyek pembangunan industri berukuran sedang dan besar di negara berkembang dan lokasi terpencil, terdiri dari:
1. Pimpinan/manajer proyek
2. Ahli perencanaan dan pengendalian
3. Manajer teknik
4. Manajer lapangan
5. Manajer konstruksi
6. Ahli pengadaan material dan sub kontrak
7. Ahli keuangan dan akuntansi
8. Kepala administrasi, personalia, dan jasa-jasa
9. Kepala pengawasan dan pengendalian mutu.

Personalia Tim Inti
Kualifikasi Manajer Proyek:
- Berorientasi kuat pada pencapaian tujuan
- Generalis dan spesialis
- Bergairah menghadapi tantangan
- Menguasai aspek ”hubungan antar manusia”
- Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power.




















IV. PERCEPATAN WAKTU DAN PERUBAHAN ONGKOS PROYEK

TUJUAN:
Mempercepat waktu proyek pada lintasan kritis dengan perubahan ongkos sekecil mungkin.

Ongkos Baru: (Ongkos pada penjadualan sebelumnya) + (Ongkos
penekanan waktu pada lintasan kritis dengan kemiringan
terkecil)
Cc – Cn
Kemiringan:
Dn – Dc
Dimana:
Cc = Biaya dipercepat
Cn = Biaya normal
Dc = Ongkos dipercepat
Dn = Ongkos normal

CONTOH KASUS


Aktivitas (i,j) Normal Dipercepat
Durasi Ongkos Durasi Ongkos
(1,2)
(1,3)
(2,4)
(2,5)
(3,4)
(4,5) 8
4
2
10
5
3 100
150
50
100
100
80 6
2
1
5
1
1 200
350
90
400
200
100

Dengan rumus kemiringan:
Cc – Cn

Dn – Dc

Aktivitas Kemiringan
(1,2)
(1,3)
(2,4)
(2,5)
(3,4)
(4,5) 50
100
40
60
25
10

Compressing Tahap 1:
- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (1,2)
- Jumlah penekanan maksimum: 8-6 = 2 satuan waktu (Crash Limit = CL)
- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)
= min (1,2)
= 1
Sehingga penjadualan baru sbb:

- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 17
- Ongkos baru = 580 + (18-17) 50 = 630

Compressing Tahap 2:

- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (1,2)
- Jumlah penekanan maksimum: 7-6 = 1 satuan waktu (Crash Limit = CL)
- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)
= min (5,1)
= 1
Sehingga penjadualan baru sbb:










- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 16
- Ongkos baru = 580 + (17-16) 50 = 680

Compressing Tahap 3:

- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (2,5)
- Jumlah penekanan maksimum: 10-5 = 5 satuan waktu (Crash Limit = CL)
- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)
= min (4,5)
= 4

Sehingga penjadualan baru sbb:





- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 12
- Ongkos baru = 680 + (16-12) 60 = 920

Compressing Tahap 4:
- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (2,5) dan (4,5)
- Crash Limit (CL) = min [(2,5), (4,5)]
= min [(6-5), (3-1)]
= 1
- SF limit = min [(2,5), (4,5)]
= min (0,0)
- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)
= min (0,1)
= 1

Sehingga penjadualan baru sbb:




- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 11
- Ongkos baru = 920 + (12-11) (60+10) = 990

Karena lintasan keritis tetap (1,2,5) dan (1,3,4,5) dan crash time telah tercapai, maka waktu tidak dapat dikurangi lagi.














V. PENGENDALIAN PROYEK

PENGENDALIAN PROYEK :
proses memantau, mengkaji dan mengadakan koreksi dan membimbing agar
kegiatan proyek menuju ke arah sasaran yang telah ditentukan.

PROSES PENGENDALIAN PROYEK:
1. Menentukan sasaran yang diinginkan
2. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran
3. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan
4. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan
5. Mengadakan tindakan perbaikan

METODA PENGENDALIAN PROYEK:
1. Identifikasi varian
2. Grafik ”S”
3. Konsep nilai hasil
4. Analisis kecenderungan dan perkiraan
5. Milestone
6. Rekayasa Nilai

PENGENDALIAN MUTU PROYEK:
1. Pengecekan dan Pengkajian;
o Dengan gambar, alat, maket/model dan perhitungan
o Untuk mengetahui bawa kriteria, spesifikasi, dan standar telah dipenuhi
2. Pemeriksaan/inspeksi dan uji kemampuan peralatan;
Sewaktu menerima material, selama proses pabrikasi, instalasi, dan pemeriksaan akhir
3. Pengujian dan Pengambilan contoh;
Menguji apakah material telah memenuhi kriteria yang ditentukan. Contoh: Test destruktif / non destruktif dari obyek.


























VI. STUDI KASUS PENGELOLAAN PROYEK DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT





























SOAL QUIZ MK. MANAJEMEN PROYEK

1. Jelaskan secara singkat definisi, tujuan, dan manfaat pengelolaan Proyek.
2. Jelaskan 3 hal yang perlu direncanakan dalam suatu proyek
3. Dari suatu proyek diperoleh data-data sebagai berikut:

Aktivitas Aktivitas Pendahulu Durasi (mgg)
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K -
-
-
A
A
B
C
B,F
E,F
C,G
H 1
2
3
4
5
6
5
4
3
2
1


Tugas: Buat network untuk data di atas dan tentukan lintasan kritis-
nya.









TUGAS

1. Instansi atau badan usaha yang non-project oriented yang beroperasi dengan struktur fungsional, suatu ketika mempunyai proyek. Implementasi fisik proyek diserahkan kepada kontarktor sedangkan instansi tersebut sebagai pemilik membentuk tim proyek untuk mementau dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kontraktor. Berdasarkan ilustrasi terdahulu, lakukan analisis untuk menentukan struktur organisasi yang tepat bagi proyek tersebut.

2. Suatu proyek mempunyai data-data aktivitas sebagai berikut:
Kode Aktivitas Aktivitas Pendahulu Taksiran waktu Penyelesaian (bulan)
Optimistik Umum Pesimistik
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J -
-
-
A
B
C
C
D
E,F
G 3
1
1
2
2
1
3
1
2
4 3
2
1
4
4
2
4
5
5
5 3
3
1
6
12
3
11
9
8
12
a. Buatlah diagram network dan perhitungan waktu untuk data di atas.
b. Tentukan jalur kritis nya.
c. Berapa peluang proyek tersebut dap[at selesai paling lambat 15 bulan?
3. Suatu Proyek mempunyai data-data aktivitas sbb:
Kode Aktivitas Aktivitas Pendahulu Waktu Penyelesaian (bln) Kebutuhan Sumber daya Biaya (jt)
A
B
C
D
E
F
G
H
I
j -
-
-
A
A
B
C
D
E,F
G 5
2
2
2
3
3
4
1
4
2 1
2
3
1
2
3
1
2
2
3 10
8
6
8
6
9
8
6
8
5
a. Buat diagram network dan perhitungan waktu selengkapnya.
b. Buat Peta Jadua Dasar
c. Buat alokasi tenaga kerja dan biaya berdaasrkan waktu tercepat dan terlambat.